PENERAPAN
SISTEM INFORMASI ENTERPRISE
PADA
PERUSAHAAN
Dibina
oleh : JW. Nugroho
Joshua,
S.Kom,M.Si
Oleh:
Desak Ketut Wahyuni
1301010027
SISTEM
INFORMASI
SEKOLAH
TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMUNIKASI ( STMIK ) PRIMAKARA
2016
2016
__________________________________________________________________________________
ENTERPRISE
INFORMATION SYSTEM
Persaingan global dewasa ini telah
menimbulkan standar kompetisi baru dan ketat antar perusahaan. Pada kondisi ini
setiap perusahaan yang ingin tetap bertahan dan tumbuh harus dapat menciptakan
dan mempertahankan competitive advantage
yang dimilikinya dengan terus-menerus meningkatkan daya saing perusahaan.
Persaingan bisnis yang semakin
tinggi menuntut perusahaan untuk terus meningkatkan kinerja berbagai elemen di
dalam organisasi/perusahaan. Salah satu cara yang kini semakin berkembang untuk
mewujudkan kesuksesan tersebut dapat dilakukan dengan cara mengintegrasikan
sistem informasi, dimana terjadi peningkatan efisiensi dari sistem informasi
untuk menghasilkan manajemen yang lebih efisien dalam seluruh tatanan lini
proses bisnis.
Untuk menjawab tantangan kebutuhan
informasi dan pengambilan keputusan yang semakin butuh kecepatan dan ketepatan,
Sistem informasi konvensional tampaknya belum cukup. Orang berpikir bagaimana
membuat sebuah sistem informasi dengan domain informasi seluruh bagian
perusahaan, baik dalam satu lokasi maupun di lokasi yang terpisah. Hal inilah
yang melatarbelakangi konsep enterprise Information System.
EIS (Enterprise Infomation System) sebenarnya merupakan pengembangan
dari konsep yang sudah ada yaitu Executive
Information System dan Decition Support
System yang diperluas untuk domain
seluruh perusahaan. EIS mempunyai batasan-batasan sebagai berikut yaitu:
1.
Corporate wide system
Cakupan dari
EIS adalah seluruh bagian dari perusahaan, sehingga dari satu sistem kita bisa
mendapat informasi dari semua bagian, misalnya dari bagian keuangan, SDM,
Pemasaran, Produksi dan lain-lain dalam sistem yang terintegrasi.
2.
Holistic Information Informasi yang disajikan adalah
informasi yang menyeluruh, tidak per bagian, informasi jenis ini sangat penting
untuk pengambilan keputusan perusahaan secara umum.
3.
Business Intelligence
Keseluruhan
aktifitas dari sistem digunakan untuk mendukung kebijakan yang diambil dalam
bisnis yang digeluti oleh perusahaan. Sehingga penggunaan EIS akan meningkatkan
business intelligence dari pengguna sistem (eksekutif).
Adapun
kemampuan yang dimiliki oleh EIS yang baik, adalah : drill down path, critical
success factor, status access, analisis, navigasi informasi, audio dan visual,
dan komunikasi.
1.
Drill Down Path
EIS harus
bisa mengakses informasi dari informasi paling puncak ke informasi-informasi
pendukung di level bawahnya, untuk menjamin kelengkapan dari informasi yang
akan dipakai.
2.
Critical Success Factor
Informasi
yang ditampilkan oleh EIS haruslah merupakan informasi-informasi yang berkaitan
dengan "Critical Success Factor" antara lain:
a.
Informasi strategis, managerial dan operasional.
b.
Sumber daya, meliputi sumber daya organisasi, industri
dan lingkungan.
c.
Informasi-informasi yang bisa dimonitor, berupa :
·
Deskripsi masalah-masalah kunci.
·
Problem-problem yang diprioritaskan untuk diselesaikan.
·
Top level financial.
·
Faktor-faktor kunci penyelesaian masalah.
·
Laporan terperinci tentang faktor-faktor kunci diatas.
3.
Status Access
Laporan yang
diberikan haruslah merupakan data terbaru.
4.
Analisis
EIS harus
dilengkapi dengan kemampuan-kemampuan analisis, dalam bentuk misalnya:
a.
ƒFungsi analisis built in.
b.
Terintegrasi
dengan DSS.
c.
ƒAnalisis oleh Agent Intelligence.
5.
Navigasi Informasi
Banyak data
harus bisa dianalisa dengan navigasi yang jelas dan mudah.
6.
Audio dan Visual
Penggunaan
multimedia juga sangat diperlukan untuk lebih mendukung informasi yang diberikan.
7.
Komunikasi
EIS harus
dilengkapi dengan media komunikasi misalnya, E-Mail, News Group, Voice Mail dan sebagainya.
Berikut adalah contoh penerapan
Enterprise Informatiosn System pada perusahaan PT.HM Sampoerna.
PT. HM Sampoerna adalah salah satu
dari perusahaan rokok terbesar di Indonesia selain Gudang Garam dan Djarum.
Dalam perkembangannya, operasional harian menjadi sangat rumit. Salah satu
departemen yang mengalaminya adalah departemen logistik yang pekerjaan
hariannya menyatukan data-data persediaan bahan baku, distribusi bahan baku,
data produksi. Data-data tersebut terkumpul pada akhir jam kerja, sehingga
menyulitkan. Ini dilakukan dengan manual, sehingga bisa dibayangkan sulitnya
jika data-data tersebut terdiri dari ribuan data dan memerlukan proses yang
lama. Masalah tersebut mendorong PT. HM Sampoerna untuk membangun Teknologi
Informasi, yang dimulai pada tahun 1992.
Pembangunan fondasi sistem TI di HMS
dimulai tahun 1992, sedangkan peralihan dari pola local area network
(LAN) ke wide area network (WAN) dilakukan pada 1995. Setelah itu,
aplikasi bisnis korporat menjadi fokus perhatian berikutnya. Setelah melalui
proses screening, manajemen memutuskan untuk menggunakan aplikasi ERP dari
Oracle (yang masih dipakai hingga sekarang). “Sampoerna memang memakai Oracle,
sedangkan Philip Morris di seluruh dunia memakai SAP. Ke depan, tentunya mesti
sama. Saat ini, untuk mengintegrasikan sistemnya. Menurut Sugiharto Hartono,
Direktur Penjualan, Perencanaan, Sistem & Pengembangan PT Panamas,
penggunaan ERP dari Oracle itu mencakup hampir semua proses bisnis penting, mulai
dari akuntansi dan keuangan, manufaktur, hingga pengadaan barang dan manajemen
barang jadi. ERP Oracle juga digunakan di anak usaha HMS, yakni PT Panamas
(perusahaan penjualan dan distribusi HMS) dan PT Handal Logistik Nusantara
(perusahaan logistik dan pergudangan). “Unit-unit bisnis dalam naungan
Sampoerna juga menggunakan aplikasi yang dikembangkan sendiri untuk melengkapi
solusi ERP. Bukti sudah modernnya sistem TI di HMS juga terlihat pada sistem
rantai pasokan (supply chain management).
Puluhan ribu petani tembakau HMS
semuanya sudah dikelola dengan bantuan TI, yakni sistem berbasis bar code. Di
bar code itu tercatat nama petani, luas petaknya, jenis tembakau dan
varietasnya, dan sebagainya. Jadi, ketika panen, tembakau (yang dibungkus)
sudah bisa dikirim dengan bar code. Dengan begitu, di tempat penampungan –
yakni di Lombok dan Madura – hasil panen tadi sudah bisa langsung dipindai
(scan), sehingga tidak perlu ada petugas yang mencatat lagi. Sistem barcoding
telah diterapkan pula dalam kegiatan pembelian material dan proses di gudang.
sistem barcoding digunakan karena grade daun tembakau yang dihasilkan para
petani berbeda-beda. Saat ini, HMS mengonsumsi 60-70 ribu ton tembakau kering
per tahun. Sayangnya, Angky mengaku tidak ingat luas lahan total yang dipakai
oleh para petani tembakau yang memasok panennya buat HMS. Sebagai gambaran, per
hektare kebun tembakau bisa berproduksi 15-20 ton. Sesuai dengan prosesnya,
daun tembakau yang dipanen akan disimpan di gudang selama 18-24 bulan supaya
mengalami proses fermentasi alami.
Teknologi canggih sudah digunakan
HMS di pabrik-pabriknya. Mulai dari kegiatan operasional pabrik, mesin blending
hingga pengujian rokok, sudah menggunakan sistem robotika. Dengan begitu,
proses analisisnya tidak lagi menggunakan rasa, melainkan memakai data,
sehingga kualitas produknya bisa sama. “Kalau pakai rasa dan penciuman manusia,
kualitasnya tidak akan sama. Selain itu, jumlahnya banyak. Bayangkan saja,
untuk satu adukan jumlahnya mencapai 15 ton. Tidak mungkin (dikerjakan) oleh
manusia, jadi, di Sampoerna itu, dari hulu ke hilir sudah serba elektronik.
Dengan bekal sistem yang cukup canggih, menurut Sugiharto, ketika PM masuk
sebenarnya tidak terjadi “revolusi” pada aspek TI di HMS. Ia lebih senang
menyebut perubahan yang dibawa PM sebagai pengembangan dan penambahan saja.
“Tujuan utama kami adalah mendapatkan kekuatan sinergi antara Sampoerna dan
Philip Morris. Kami mempertahankan apa yang sudah berjalan dengan baik, dan
mengambil keuntungan dari apa yang sudah dimiliki oleh Philip Morris untuk
meningkatkan keadaan.
Setelah masuknya PM memang ada
beberapa perubahan di bidang TI. Antara lain, pengembangan jaringan
infrastruktur dengan menambah koneksi ke kantor cabang penjualan dan
pergudangan yang belum terhubung, yang jumlahnya sekitar 30 kantor. Perubahan
lain adalah penerapan metodologi proyek untuk semua proyek TI di HMS. Ia
mengakui, pendekatan metodologi proyek ini merupakan kekuatan PM. Ada lagi,
proses standardisasi dengan solusi aplikasi yang dimiliki oleh Philip Morris
juga sedang berlangsung. Kami melihat bahwa proses ini akan terus berlangsung
dalam dua-tiga tahun ke depan.
Strategi
TI HMS lebih pada mengonsolidasikan sistem aplikasi yang ada, dan memberi
respons pada permintaan bisnis yang baru. Misalnya, melakukan stardardisasi
proses bisnis dengan mengimplementasi solusi ERP yang sama yang digunakan oleh
HMS kepada semua unit bisnis.
Proses konsolidasi dan integrasi
aplikasi yang berlangsung terus – bersamaan dengan implementasi bisnis sistem
yang baru – memungkinkan mereka dapat memonitor indikator kinerja penting (Key
Performance Indicator) dengan lebih baik. Misalnya, masalah efisiensi pada
operasional back office di Panamas. Sistem TI itu antara lain mampu mengurangi
level overtime, di samping salesman dan staf administrasi dapat menyelesaikan
pekerjaan lebih cepat. “Sekarang kami juga dapat melihat kinerja penjualan dan
pergerakan inventori secara tepat waktu. Dan, kami dapat meningkatkan servis ke
pelanggan. Meskipun penerapan TI ini sudah direncanakan untuk jangka panjang,
sebaiknya PT. HM Sampoerna selalu melakukan perubahan-perubahan kecil untuk
membantu meraih keberhasilan dari pelaksanaan paket software baru ini. Setelah
divisi TI terpisah dari perusahaan, bagian terpenting dari perusahaan yang baru
ini harus tetap memperhatikan aktivitas pemeliharaan dari sistem TI PT. HM
Sampoerna tanpa menutup kesempatan untuk melayani perusahaan lain. Untuk
pelayanan yang disediakan PT. HM Sampoerna, dapat memberi harga apa yang
disebut metode transfer prising sehingga perusahaan baru tersebut dapat
mengatur keuangannya sendiri.
Sejak 2006 HMS sudah mempunyai HR
system, yaitu PeopleSoft HR, sebagai master data semua karyawan.
PeopleSoft HR ini mempunyai banyak sekali modul yang sudah diimplementasikan
untuk kebutuhan HMS, seperti Medical Claim, Training, Customer Issue Tracking
dan Manager Self Service. PeopleSoft HR ini juga terhubung dengan sistem lokal
lainnya: penggajian karyawan (payroll), Sampoerna Performance &
Development System, Sampoerna Phonebook, dan sistem lain yang membutuhkan data
karyawan dari PeopleSoft. Sementara itu, parent company HMS saat ini,
PMI (yang berbasis di Swiss), sudah mempunyai Global SAP HR system,
yang disebut HR2U. Nah, HR2U ini adalah global HR system untuk PMI dan
dipakai di semua afiliasinya yang berjumlah 160 negara. HR2U ini memiliki
beberapa modul global yang telah dipakai afiliasinya di ratusan negara, seperti
Global Performance Management, Global Reporting dan Global Compensation. HR2U
ini merupakan master system. Singkatnya, HR2U merupakan source of
all HR information untuk seluruh perusahaan afiliasi di lingkungan PMI.
HR2U ini tidak pernah menerima data dari luar sistem ke HR2U, tetapi sebaliknya
sistem induk inilah yang memberikan data. Adapun sistem SAP, database-nya
sama, bisa pakai apa saja. Namun, sifat aplikasinya cenderung lebih propietery
(khusus). Jadi, cenderung membangun dari mereka sendiri, datang dari client
server. Dengan begitu, ada sedikit perbedaan dari segi arsitektur.
Walaupun, tidak begitu transparan di mata user kebanyakan.
Selain perbedaan fundamental dari
sisi teknologi antara PeopleSoft dan SAP, tantangan lain dalam menghubungkan
kedua sistem tersebut adalah belum ditemukannya vendor yang pernah melakukan
integrasi sistem data HR dengan skala yang sangat besar. Ketika itu, saya
mencari beberapa vendor global. Umumnya mereka mengatakan bisa melakukan, tapi
mereka mengaku belum pernah mengerjakan hal semacam itu. Sebab, selama ini, HR
system memang tidak pernah dibuatkan interface-nya
Penerapan suatu ERP sistem itu
adalah suatu proses yang kontinu. Begitu dimulai sudah tidak mungkin lagi
dihentikan dan tidak ada titik kesempurnaannya. Yang ada hanyalah proses
penyempurnaan yang tak terhenti. Maka penilaian ERP juga mesti dilakukan dengan
sungguh-sungguh. Banyak faktor yang perlu dipikirkan pada seleksi ERP. Pada
umumnya, ERP yang masuk ke Indonesia sudah teruji kesuksesannya. Namum
kesuksesan di negara lain belum tentu bisa menjadi suatu jaminan bagi kita.
Masalah sumber daya manusia dan infrastruktur juga menjadi faktor penentu ERP
akan berkembang terus sesuai dengan tuntutan konsumen. Yang jelas perkembangan
ERP pada masa depan ini akan dititik-beratkan pada beberapa hal, yaitu, lebih
mendukung customer service, lebih mendukung vertical industri spesifik
(vertical industry), dan juga lebih mendukung proses pengambilan keputusan
(decision support). ERP masa depan juga akan lebih fleksibel dalam penerapan,
pemakaian dan cara pembiayaan. Begitu juga banyak manfaat bagi PT. HM Sampoerna
dalam membangun teknologi informasi seluruh sector dapat dengan mudah
mendapatkan informasi apa saja yang mereka perlukan serta Perusahaan mampu
langsung dapat merespon dalam Cepat merespon perubahan resep rokok. Setelah ERP
diterapkan, seluruh informasi data dapat dengan cepat dikoordinasikan ke semua
departemen. Ketika seorang staff memerlukan komputer baru dan manajer sedang
tidak ada di kantor dan harus menunggu untuk meminta persetujuan, ini merupakan
salah satu hal yang tidak efisien. Setelah TI diterapkan, staf itu dapat
langsung memberitahukan lewat jaringan sehingga manajer langsung dapat memberi
persetujuan,sehingga dengan adanya teknologi informasi hambatan seperti itu
sudah dapat diatasi. PT. HM Sampoerna berencana untuk membangun TI dalam jangka
panjang serta mengalokasikan dana sebesar US$ 5 juta setiap tahun.
Pembangunannya pun bukan hanya dilakukan oleh tim TI internal dan regional,
tapi dibantu oleh banyak vendor, baik dari luar negeri maupun lokal, seperti
IBM, Sigma dan Mitrais. “Pengembangan TI itu dimaksudkan supaya proses bisnis
lebih efektif, akurat dan cepat,” kata Aryani. “Juga, agar bisa terintegrasi
dengan sistem Philip Morris secara worldwide
Dalam pandangan Kristianus Yulianto,
pengamat TI dari sebuah perusahaan konsultan TI, bisa memberikan benefit penting
bagi HMS, yakni adopsi tool atau teknologi baru dari PM yang sudah teruji
keandalannya. Maksudnya, selama ini infrastruktur TI dan teknologi PM sudah
sangat terkenal dan menjadi best practice di industri rokok. Dalam praktik di
lapangan, teknologi itu akan berpengaruh pada semua level di HMS. Untuk level
atas akan berguna dalam analisis dan pengambilan keputusan; dan bagi level
menengah berfungsi dalam pengontrolan dan analisis operasional; sedangkan di
level bawah bisa menyederhanakan proses. “Ujung-ujungnya, akan meningkatkan
efisiensi dan produktivitas. Selain itu, secara otomatis akan terbangun kultur
baru yang lebih positif, dan mendukung kinerja perusahaan.
____________________________________________________________________________
Sumber:
